Comment choisir le logiciel de caisse pour vos magasins?

De nos jours, la numérisation touche tous les domaines tels que le commerce électronique. Les entreprises investissent de plus en plus dans des solutions de gestion de trésorerie en ligne pour être plus compétitives. Les PME et les multinationales utilisent désormais des logiciels de caisse intégrés dans des ordinateurs ou d'autres appareils mobiles connectés tels que des smartphones ou des tablettes. Parmi les dizaines de logiciels de gestion de trésorerie présents sur le marché, choisir n'est pas une mince affaire. Pour vous aider, voici les critères à prendre en compte.

Logiciel de gestion de trésorerie ergonomique

Comme tous les chefs d'entreprise, votre objectif est de rendre votre personnel aussi productif et confortable que possible pour augmenter vos chiffres de vente. Votre premier grand critère est de choisir un logiciel de gestion de trésorerie simple d'utilisation et doté de plusieurs fonctionnalités pour mieux motiver votre équipe. Bien sûr, quelques jours de formation et de test peuvent être utiles pour familiariser votre personnel avec toutes les fonctionnalités du logiciel. Si vous avez un magasin à taille humaine, choisissez un logiciel avec des fonctionnalités de base pour réduire le temps d'attente des clients en caisse. L'ergonomie d'un outil de travail est fondamentale dans la productivité du salarié. Avec un logiciel de gestion de trésorerie moderne, vous limitez les grosses dépenses, le temps perdu en formation et les files d'attente à la caisse, et minimisez le risque d'erreurs. Avec l'avènement des caisses mobiles à écran tactile, les caissiers sont plus rapides à accomplir leurs tâches, ce qui réduit les files d'attente des clients pendant les heures de pointe. La satisfaction client est un enjeu clé pour fidéliser les clients et assurer la pérennité de l'entreprise.

La multiplicité des fonctions

Il est tout à fait logique que lorsque vous ouvrez vos magasins, vous choisissiez un logiciel de gestion de trésorerie avec des fonctionnalités basiques et simple d'utilisation. Votre objectif est que votre caissier puisse faire des calculs et enregistrer les achats des clients. En général, il existe des modèles de terminaux de point de vente simples dotés d'un lecteur de codes-barres, d'une caisse enregistreuse et d'une imprimante de reçus. Bien que ces modèles remplissent brillamment leurs fonctions, ils ne conviendront plus à votre entreprise à mesure que votre entreprise se développera. Vous aurez besoin d'un logiciel de caisse enregistreuse capable d'effectuer des tâches plus complexes et plus complètes, telles que la double vérification des tickets à la fin de la journée. D'où l'intérêt de choisir un logiciel de gestion de trésorerie qui puisse s'adapter à l'évolution de votre activité.

Un terminal point de vente complet peut effectuer plusieurs tâches, à savoir : encaisser les paiements,

– la gestion des stocks, – la lecture des cartes bancaires, – la création des tickets, – le suivi des stocks, – la gestion du portefeuille clients, – etc.

Un logiciel de caisse est dans la plupart des cas un ERP qui facilite l'interactivité entre les collaborateurs au sein de l'entreprise ainsi que la relation avec les clients ou les fournisseurs.

Une caisse enregistreuse adaptée à votre activité commerciale

À quoi bon utiliser un logiciel de gestion de trésorerie en magasin s'il ne répond pas aux besoins de votre entreprise ? Il est clair qu'un magasin de vêtements n'aura pas les mêmes besoins qu'un restaurateur. Les activités n'étant pas les mêmes, les logiciels utilisés par ces deux acteurs sont différents même si la fonction de base reste la même. Sur ce, votre choix doit se faire en fonction de vos activités et de vos besoins professionnels. Il est possible de personnaliser un ERP en fonction de vos besoins en termes de fidélisation, c'est ce que font la plupart des grandes entreprises pour être plus performantes. Pour les gérants qui ne peuvent pas être présents en permanence dans le magasin et qui souhaitent un suivi permanent en temps réel de l'état de la caisse du magasin, il existe des applications qui s'intègrent aux tablettes ou smartphones. Toutes les données enregistrées dans le registre sont envoyées automatiquement et en temps réel dans l'application. De ce fait, le responsable peut rapidement prendre une décision en cas de rupture de stock grâce à la fonction de gestion des stocks à distance par exemple.

Logiciel fiable et légal

En France, depuis le 1er janvier 2018, la loi impose à tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA d'utiliser un logiciel de caisse enregistreuse standardisé tel que la norme NF525. Dès lors, pour éviter d'avoir à vous soucier de l'administration fiscale, optez pour des éditeurs de logiciels disposant de certifications et d'un certificat d'agrément délivré par un organisme agréé comme celui-ci. A noter que le non-respect de cette loi peut entraîner une amende de plus de 7 500 euros. Cette certification est la garantie que le logiciel respecte les conditions d'incorruptibilité et de sécurité des données. Toujours dans le choix de l'éditeur de logiciels de gestion de trésorerie, privilégiez ceux qui sont installés en France ou dans l'Union Européenne pour bénéficier d'un service client fiable, parlant la même langue que vous et qualifié pour vous aider en cas de besoin de maintenance. Il n'est pas rare que le logiciel rencontre des bogues informatiques ou des problèmes de connexion qui peuvent affecter vos chiffres de vente et la satisfaction de vos clients. La disponibilité des techniciens est également importante pour les interventions d'urgence. Ce sont des critères à vérifier avant de choisir un éditeur de logiciel.

Un logiciel adapté à votre budget

Enfin, le prix joue également un critère très important dans le choix de votre logiciel. L'idéal est d'opter pour un logiciel avec un rapport qualité/prix en fonction de vos besoins. Les logiciels trop chers peuvent peser trop lourd sur le budget de votre magasin. Vous pouvez rivaliser en comparant les devis pour trouver le logiciel de caisse enregistreuse au meilleur prix. En général, les éditeurs proposent même des journées d'essai gratuites pour vous donner une idée avant de signer un contrat. Vous pouvez également passer par la phase de formation. Par conséquent, vous avez le temps de tester minutieusement le logiciel et ses fonctionnalités avant de l'acheter.

En bref, il existe aujourd'hui sur le marché des centaines de logiciels de caisse différents selon le type de commerce, les fonctionnalités et les prix. Plus le logiciel est bon, plus le prix est élevé. En suivant ces critères de sélection à la lettre, vous trouverez le logiciel de gestion de trésorerie adapté à votre activité ou e-commerce.